Chữ ký số ngày càng được sử dụng phổ biến hơn không chỉ trong các hoạt động giao dịch điện tử giữa các công ty mà chữ ký số cá nhân cũng đang được nhiều người lựa chọn sử dụng. Vậy chữ ký số là gì? Việc tạo chữ ký số cá nhân mang lại lợi ích gì cho chúng ta?

Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Chữ ký số có tác dụng tương đương với chữ ký tay cá nhân. Thường được sử dụng để xác thực danh tính cá nhân thông qua các trường hợp:

Ký các văn bản hoặc tài liệu điện tử như hợp đồng, hóa đơn… Sử dụng trong các giao dịch trực tuyến như kê khai giao dịch cá nhân, giao dịch qua mobile banking hoặc giao dịch chứng khoán…

Chữ ký số cá nhân được biết tới là một loại chữ ký điện tử và có giá trị ngang với chữ ký tay. Thường được dùng để xác minh danh tính của cá nhân ký các văn bản, giao dịch trực tuyến… Ngoài ra, chữ ký số còn có tác dụng giúp bạn kê khai nộp thuế theo hình thức trực tuyến.

Một chữ ký số cá nhân thể hiện các thông tin:

Tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số đã đăng ký Tên của công ty cung cấp dịch vụ chữ ký số

Chữ ký số giúp xác thực danh tính của chủ nhân chữ ký thông qua chứng thư số của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức Hai lớp mã khóa bảo mật thông tin, ngăn chặn tình trạng thông tin bị đánh cắp bởi hacker Chỉ cá nhân đã thực hiện chữ ký số mới có thể nhận, mở văn bản có chữ ký số. Bảo đảm sự an toàn trong việc sử dụng thông tin điện tử Chữ ký số một khi đã thực hiện thì bạn không thể xóa bỏ và không thể thay thế

Ngoài ra, đối tượng sở hữu chữ ký số cá nhân cũng có khác biệt:

Các cá nhân nằm trong doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản nằm trong quyền hạn, chức vụ Các cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ kỹ số cá nhân để ký các văn bản, nội dung điện tử.

Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Giờ đây, việc ký hồ sơ văn bản sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian như trước nữa bởi các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,… sẽ được ký số ngay trên các thiết bị điện tử. Không bị giới hạn về mặt không gian và thời gian.

Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.

Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Giảm thiểu chi phí hành chính

Chi phí hành chính bao gồm: in ấn, bảo quản, lưu trữ tốn một khoản không nhỏ của các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng chữ ký tay. Khi chuyển sang sử dụng chữ ký số cá nhân, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản không nhỏ.

Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Khi ký điện tử, doanh nghiệp sẽ không phải in hồ sơ bản cứng, có thể xem tài liệu trên máy tính bảng, hay điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Khi cần có thể dễ dàng tra cứu, quản lý, tránh thất lạc hồ sơ vì mọi dữ liệu đều được lưu trên hệ thống phần mềm.

Ký mọi lúc mọi nơi

Không cần phải có mặt tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân trong các doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể dễ dàng ký văn bản, hợp đồng… ở bất cứ nơi đâu chỉ với một chiếc điện thoại có cài đặt ứng dụng.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cá nhân uy tín

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân cho doanh nghiệp vì vậy khách hàng có thể gặp đôi chút khó khăn khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Để biết nhà cung cấp chữ ký số nào tốt, bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau:

Khả năng tích hợp: Phần mềm ký số của nhà cung cấp phải có khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm của doanh nghiệp như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, khai thuế, bán hàng…

Nhà cung cấp có uy tín trên thị trường: Hiện nay, nhu cầu đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp tăng cao nên xuất hiện không ít các đối tượng lừa đảo trục lợi. Do đó các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Tốt nhất, nên chọn những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường để được hỗ trợ xử lý mọi vấn đề khi gặp sự cố và tránh những rủi ro khi mua phải chữ ký vi phạm pháp luật.